事務職で必要なパソコンスキルとは？ 求められる操作とレベルを知ろう
資料作成やデータ入力など、日々パソコンを使った業務を行う事務職ではパソコンスキルは必須です。
とはいえ、一言で「パソコンスキル」と言っても、具体的にどのような操作をどこまでできればよいかわからず、応募の際に迷う人もいるのではないでしょうか。
今回は、一般的に事務職で必要とされるパソコンスキルのレベル、それらのスキルを身につける方法、パソコン関連の資格取得の必要性について紹介します。
■そもそも事務職ってどんな仕事?
事務職は、個人や部門のサポートをするのが仕事内容です。
一般事務・営業事務・秘書業務・経理事務・・・など仕事内容は様々あり、企業によっても具体的な内容に差がでるのも特徴です。
＊求められるスキルは？
基本的な仕事内容に共通している点として、パソコンを扱うという点があります。
そのため基本的な文字入力だけでなく、wordやExcel等についてある程度スキルを求められる場合が多くなります。
特にExcelは用途の自由度が高いため、企業により様々な使い方がされています。
企業側も具体的な作業内容は入社後に教える前提ではありますが、スムーズに教えてもらえるよう基本的な操作ができるスキルは必須となります。
■事務職に必要なパソコンスキルとは？
事務職の求人では、基本的なパソコンスキルを必須条件としているものが多く見られます。
職場によって実務で要求されるスキルに違いはあっても「基本的なパソコンスキル」という場合、一般的には次のようなスキルが想定されます。
●Word（ワード）
文書作成するソフトのWordは、文字入力ができることはもちろん、見やすくわかりやすい資料を作成するための操作が求められます。
文字の種類・サイズ・色を使い分けたり、均等割り付けなどで配置を調整したりするほか、表や画像の挿入などのスキルも必要があります。
●Excel（エクセル）
表計算ソフトのExcelも、よく使用されるものです。
表やグラフの作成、四則演算、SUM関数やAVERAGE関数といった簡単な関数が基本レベルとして求められます。
さらに、VLOOKUP関数やIF関数などの操作やマクロの作成ができると、より高度な仕事ができるようになり便利です。
●PowerPoint（パワーポイント）
プレゼンテーション用のスライドなどで使用されることが多いPowerPointも使う可能性のあるソフトです。
資料作成などに活用できるようにしておくと便利でしょう。
●その他メールなど
他にも、インターネットを使用した情報収集やメールの送受信もできる必要があります。
メールは、ファイル添付や〔To〕〔Cc〕〔Bcc〕の使い分けができ、タイトルの付け方や敬語の使い方など、ビジネスメールのマナーを踏まえたメール作成ができれば問題ないでしょう。
■パソコンスキルを身につける方法は？
事務職で必要なパソコンスキルは、独学で学んだりパソコンスクールに通ったりすることで身につけることができます。
無理なく確実にスキルアップするためには、自分の能力やライフスタイルに合った学習法を見つけることがポイントです。
◆入門書や動画などを活用
WordやExcelなどは、入門書から応用編まで多くの書籍が出ています。それらを活用すれば独学でも身につけることが可能です。
また、最近ではインターネット上でパソコン操作を学べるサイトや動画もあり、学習の参考にすることができます。
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◆パソコンスクールに通う
独学では難しいという場合は、パソコンスクールに通うのも一つの方法です。
パソコンスクールの場合はカリキュラムに沿った指導が行われるため、すでに知っている内容や自分は使わない機能について割愛することはできませんが、基礎から応用までしっかり学習したい人や専門的なスキルを身につけたい人にはおすすめです。
■パソコンスキルの資格は？
このように、事務職ではある程度のパソコンスキルを身につける必要がありますが、パソコンスキルを証明する資格は取得しておく必要があるのでしょうか。
事務職に役立つパソコンの資格と、その必要性について見ていきましょう。
事務職に役立つ資格とは？
事務職に役立つパソコンスキルの資格としては、〔MOS〕や〔VBAエキスパート〕などが有名です。
＊MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
Word・Excel・PowerPointなどのスキルを証明できる資格で、国際的な資格として知られています。
IT系スキルの資格の中でも知名度が高く、比較的取得もしやすいため、事務職を目指す人には適した資格であるといえます。
＊VBAエキスパート
ExcelやAccessに搭載されているマクロ・VBA（Visual Basic for Applications）のスキルを認定するもので、より高度な技能を証明するものです。
事務職に就くために資格は必要？
事務職は資格よりも経験を求められることも多く、資格が必須というわけではありません。
とはいえ、資格があることで採用の際に有利となる可能性はあります。
また、資格取得を目指して学習することがスキルアップにもつながりますから、資格取得の努力は無駄になることはないでしょう。
■実務経験がなくても、事務職に採用される?
事務職は、実務経験がなくても採用される場合はもちろんあります。
ただし倍率が高い場合や、経験者に比べて給与が低くなってしまう場合はあります。
企業側も未経験であることを前提に募集しているため、入社してから研修を受けたり、丁寧に指導を受けることができるでしょう。
仕事内容についても未経験であることを理解したうえで指示されるため、仕事がまったく理解できない・周りについていけない等といったことはありません。
■まとめ
事務職ではWordやExcelをはじめとするパソコンスキルが必要ですが、それらは様々な方法で身につけることができます。
自分に合う勉強法を見つけて、着実にスキルアップしていきましょう！
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